（一(yī)）歸檔文(wén)件(jiàn)“件(jiàn)”的(de)區(qū)分(fēn)與修整

首先是(shì)以我為(wèi)本(以發文(wén‌$)單位為(wèi)主)。凡是(shì)本單位所産生(shēng)的(de)發文(wéαε∏☆n)(紅(hóng)頭文(wén))必須歸檔，其它單位（包括上(shàγ♥ng)級、同級和(hé)下(xià)級機(jī)關）的(de)來(lái)文(&∏λ"wén)，需要(yào)辦理(lǐ)的(de)文(wén)件(jγ"₹iàn)(辦件(jiàn))必須歸檔，重要(yào)的(de)文✘γλ(wén)件(jiàn)材料應該歸檔，閱知(zhī)類的(de)文(wén)件(ji‍φσ​àn)可(kě)以不(bù)歸檔。

文(wén)件(jiàn)以“件(jiàλ✘n)”為(wèi)單位進行(xíng)整理(lǐ)歸檔。一(yī)般以每份文(wén)件(j​₩♦iàn)為(wèi)一(yī)件(jiàn)，

1、文(wén)件(jiàn)正本與定稿為(wèi)一(yī)件(jiàn)（重要(yào)文(w€↑₽én)件(jiàn)如(rú)法律法規等須保留曆次修改稿的(de)，其正本與‌←€曆次稿包括定稿各為(wèi)一(yī)件(jiàn)）$™σ<。

2、正文(wén)與附件(jiàn)為(wèi)一♦✘§₹(yī)件(jiàn)（附件(jiàn)是(shì)指附屬于正文(wén)之後€&的(de)其他(tā)文(wén)件(jiàn)•÷↔材料，作(zuò)為(wèi)正文(wén)的(de)補充說(∏₽₽shuō)明(míng)或參考材料，如(rú)附•Ω∞帶的(de)圖表、統計(jì)數(shù)字，正文("'♣↓wén)批準或發布的(de)法規文(wén)↑©↓&件(jiàn)等等。一(yī)般來(lái)'↕→©說(shuō)，正文(wén)與附件(jiàn)為(wèi)一(yī)件(δ₽jiàn)，如(rú)果附件(jiàn)數(shù)量較多(duō)或者太厚不(bù)易裝∑Ω≥訂時(shí)，也(yě)可(kě)各為(wèi)一(yī)件↑φ∑(jiàn)）。

3、原件(jiàn)與複制(zhì)件(jiàn)為(wè÷∑☆£i)一(yī)件(jiàn)（對(duì)于制(zhì)成材料↔∞、字迹材料等不(bù)利于檔案保管的(de)文(wén)件(j££iàn)（如(rú)熱(rè)敏紙(zhǐ)傳真件(jiàn)、鉛筆(bǐ)書(shβ≥ ū)寫的(de)重要(yào)文(wén)件(jiàn)），以及使用(yòλσ"ng)中出現(xiàn)破損的(de)文(wén)件(jiàn)，應複®®↕制(zhì)後歸檔。複制(zhì)件(jiàn)包括複​©✘δ印機(jī)制(zhì)作(zuò)的(de)複印件(jiàn)以及手工(gōng)謄寫的(d™αβe)抄件(jiàn)等。這(zhè)些(xiē)複制©✔(zhì)件(jiàn)應與原件(jiàn)作(zuò)為(wèi) ≠λ一(yī)件(jiàn)）。

4、轉發文(wén)與被轉發文(wén)為(wèi)一(yī)件(jiàn)（轉發文(wén)∏♥與被轉發文(wén)是(shì)一(yī)份文(wén)件(jiàn)®₩"的(de)不(bù)同部分(fēn)，前者往往包括貫徹意見(ji​₹àn)及執行(xíng)要(yào)求，後者則是(shì)具體(™♠≠tǐ)內(nèi)容，它們在發揮文(wén)件(jiàn)效力方面難以分(fβ∏φ≤ēn)割，因此也(yě)應作(zuò)為(wèi)一(yī)件α♠∏(jiàn)）。

5、報(bào)表、名冊、圖冊等一(yī)冊（本）為(wè$↑¥i)一(yī)件(jiàn)（報(bào)表、名冊、圖冊等一(yī)般每冊（本）內(nèi)®£ σ容都(dōu)相(xiàng)對(duì)完整，具有‍≠(yǒu)獨立的(de)檢索價值，因此應按照(zhào)其本來(lái)的(de)裝訂方式，一(↔$£←yī)冊（本）作(zuò)為(wèi)一(yī)件(jiàn)）。

6、來(lái)文(wén)與複文(wén)各為(wèi)一(yī)件(jiàn)（這(z€$‍"hè)是(shì)比較特殊的(de)一(yī)種規定。“來(lái)文(wéσ¶n)與複文(wén)”是(shì)對(duì)聯系密切的(de)來(lái)往性質的(d®→e)文(wén)件(jiàn)材料的(de)概括性表述，也(yě)包括“去(qù)文(wén)與'↔×σ複文(wén)”，從(cóng)文(wén)種♦≈≥上(shàng)看(kàn)包括請(qǐng)示與批複、報(bào)告與₽→批示、函與複函、通(tōng)知(zhī) £←與報(bào)告等等）。

7、請(qǐng)示與批複各為(wèi)一(yī)件(ji>→àn)。

8、報(bào)告與批示各為(wèi)一(yī)件(jiàn)。

正文(wén)與文(wén)件(jiàn)處理(lǐ)單↔₩♣（文(wén)件(jiàn)在運轉過程中一(yī&"∏↑)般都(dōu)附有(yǒu)文(wén)件(jiàn)處理(lǐ)單或者拟辦單、發文(wén←÷♦φ)稿頭紙(zhǐ)，有(yǒu)的(de)還(hái)附有(yǒu)領導批示的(de)< ≠λ簽批條等。這(zhè)些(xiē)表單真實地(dì)記錄了(le)文(δ≈φwén)件(jiàn)的(de)形成、辦理(lǐ)過程，是(shì)歸檔文(>"φwén)件(jiàn)不(bù)可(kě)分(fēn)割的&€©∑(de)重要(yào)組成部分(fēn)，應與文(wén)件(j₽∑iàn)作(zuò)為(wèi)一(yī)件(jiàn)）。

“為(wèi)一(yī)件(jiàn)”是(shì)指在實體(tǐ)上(shàng)裝訂在一(yī∑&)起，編目時(shí)也(yě)隻體(tǐ)現(xiàn)÷ ★為(wèi)一(yī)條條目。

歸檔文(wén)件(jiàn)的(de)整理(lǐ)工(g←§π ōng)作(zuò)，必須遵循文(wén)件(jiàn)的(de)形成規律，保₹→持文(wén)件(jiàn)之間(jiān)的(de)有(yǒu)機(j'÷δī)聯系。排列方法強調按事(shì)由排列。

歸檔文(wén)件(jiàn)按照(zhào)不(bù)同年(nián)度、不 $φε(bù)同機(jī)構（問(wèn)題）、不(bù)同保管期限等形成中的(de)客觀規律進行(≥‌xíng)相(xiàng)對(duì)集中，維護不≤‍♥(bù)同文(wén)件(jiàn)間(jiān)的(de)有(yǒu)機(jī)聯系 ♥。排列文(wén)件(jiàn)時(shí•‌£)，強調了(le)“事(shì)由原則”，将同一(yī)事(shì♣★)由形成的(de)文(wén)件(jiàn)排列在一(yī)起，©​使文(wén)件(jiàn)間(jiān)的(de)有(yǒu)機(jī)聯系得(de)以β>←δ充分(fēn)體(tǐ)現(xiàn)。

在裝訂之前，将全部文(wén)件(jiàn)梳理(lǐ)一(yī)遍，按照(zhào)以上(←≈shàng)整理(lǐ)原則，将屬于一(y≤©ī)件(jiàn)的(de)材料放(fàng)在一(yī)起，以便于裝訂，防±σ≠β止返工(gōng)。

 

（二）文(wén)件(jiàn)裝訂順序

歸檔文(wén)件(jiàn)材料修整完畢，需要(yào)使用(yòng)符合檔案保護要(↕δ♣yào)求的(de)裝訂材料重新加以裝訂，固定文(wén)件(j''iàn)頁次，防止文(wén)件(jiàn)張頁丢失←​δ，便于歸檔後保管和(hé)利用(yòng)的(de)作(zuò)用(yò±§®ng)。

裝訂前首先應将原有(yǒu)的(de)訂書(shū)釘、回形針等對(duì)文(wén∑↑)件(jiàn)保存造成影(yǐng)響的(de)金(jīn)屬物(wù)品拆掉（原文(wén)§♥件(jiàn)已使用(yòng)不(bù)鏽鋼釘的(de)保持原≥λ 裝訂不(bù)動）。

其次必須對(duì)它們進行(xíng)排序。順序"π如(rú)下(xià)：正本在前，定稿在後；正文(wén)在前，附件(jiàn)在後；原件(j≠±♣♠iàn)在前，複制(zhì)件(jiàn)在後；轉發文(wén)在前，被轉發文(wén)在£&✘後；複文(wén)在前，來(lái)文(wén)在後。漢文(∑♣wén)本在前，少(shǎo)數(shù)民(mín)族文(wén)字文(wén)本在後。不(≤&>bù)同文(wén)字的(de)文(wén)本，無特殊規定的(de)，中文(wén)本在‍¶↔前，外(wài)文(wén)本在後。有(yǒu)文(wén)件(j✔₽&∞iàn)處理(lǐ)單的(de)，一(yī)般放(fàng)在最後；但↑ ​(dàn)如(rú)果已粘貼牢固的(de)可£→π(kě)放(fàng)在最前面，這(zhè)樣可(kě)以作(zu§©"∞ò)為(wèi)首頁加蓋歸檔章(zhāng)，從(cóng)而更好(hǎo)地(dì)保護正本的(‌←↔<de)原始面貌。

再次應将“件(jiàn)”內(nèi)的(de)各頁按一(yī)€ε≈定方式對(duì)齊，便于将來(lái)翻閱利用(yò'£×£ng)。一(yī)般來(lái)說(shuō)，采用(yòng)左上(shàng)角裝訂的(d¥↕πe)，應将左、上(shàng)側對(duì)齊；采用(y₹ òng)左側裝訂的(de)，應将左、下(xià)側對(duì)™"←★齊。（建議(yì)管理(lǐ)文(wén)件(jiàn)類采用(yòng)左側裝訂®₩，污染源種類采用(yòng)左上(shàng)角裝訂。一(yī)般一(yī)件(jiàn)裝₽↓☆訂兩枚不(bù)鏽鋼訂書(shū)釘為(wèi)宜）

裝訂以“件(jiàn)”為(wèi)單位進行(xíng)，對(duì)裝訂材料做(zu✔£φò)統一(yī)規定，一(yī)般采用(yòng)不(bù)鏽αγ¶鋼訂書(shū)釘裝訂，如(rú)文(wén)§≠‌件(jiàn)太厚，則建議(yì)采用(yòng)三孔一(yī)線。

裝訂要(yào)求：裝訂用(yòng)品必須是(shì)對(duì)歸檔文(w→←×​én)件(jiàn)無害，不(bù)影(yǐng)≥★♣響檔案的(de)保存壽命。裝訂方式應能(néng)較好(hǎo)地(dì)維護文(wén)件(jΩ≈εiàn)的(de)原始面貌。

 

（三）歸檔文(wén)件(jiàn)的(d​&₽&e)蓋章(zhāng)、編号、填寫頁數(sh€×λù)

 

1、歸檔章(zhāng)的(de)格式

其規格為(wèi)長(cháng)80mm，寬Ω↑>20mm。分(fēn)為(wèi)均勻的(de)12格。歸≈±檔章(zhāng)設置的(de)項目主要(yào)為(w☆₽↑§èi)編号項目中的(de)必備項。

歸檔章(zhāng)樣式： 

全宗号		類别号		期 限
年(nián)  度		機(jī)  構		件(jiàn) 号

 

歸檔章(zhāng)填寫示例：

全宗号	6	類别号	A	期 限	30年(nián)
年(nián)  度Ω	2009	機(jī)  構		件(jiàn) 号	001

 

歸檔章(zhāng)填寫說(shuō)明(míng)
歸檔章(zhāng)項目	項目說(shuō)  明(míng)	填 寫 說(shuō) 明(míng)
全 宗 号	檔案館給立檔單位編制(zhì)的(de)代号。	全宗号由同級檔案館給立檔單位編制(zhì)，如(rú)果暫時(sh÷λí)未有(yǒu)全宗号，可(kě)暫時(shí)不(bù)填。λ•≈©
類别号	一(yī)個(gè)立檔單位不(bù)同門(mén)類檔σ ∏案的(de)代号。	文(wén)書(shū)檔案填寫“A”。
期限	即保管期限，标注歸檔文(wén)件(jiàn)保管期限。歸檔文(wén)件(jiàn)保管期限λ☆分(fēn)别為(wèi)“10年(nián)/短(duǎn)期”、“30年(nián)/↑®€★長(cháng)期”和(hé)“永久”。	具體(tǐ)檔案保管期限劃分(fēn)參照(zhào)國Ω&>(guó)家(jiā)檔案局《機(jī)關文(wén)件(jiàn)材料歸檔範圍和(☆₹∑hé)文(wén)書(shū)檔案保管期限規定》。
年(nián)   ™λ∏; 度	填寫文(wén)件(jiàn)內(nèi)容針對(duì♣∑≠)的(de)年(nián)度，以四位阿拉伯數(shù)字标注公元紀年(nián)。	歸檔文(wén)件(jiàn)根據實際歸檔年(nián)度标注。文(wén↕£←)件(jiàn)針對(duì)年(niáε÷‍•n)度，以4位阿拉伯數(shù)字标注公元紀年(nián)，如(rú)2006。
機(jī)構	填寫文(wén)件(jiàn)形成或主辦部門(mén)的(de)λ×™簡稱或代号，不(bù)分(fēn)機(jī)構編檔号的(de)單位此欄可(kě)空(kπαōng)。	如(rú)：黨支部、辦公室、人(rén)事(shì)科(kē)、綜' €σ合科(kē)等。
件(jiàn)号	以年(nián)度為(wèi)界線，由全宗單位檔案室集中整理(lǐ)歸檔的(de)，一(‍≈¥yī)個(gè)保管期限編一(yī)個(gè)大(dà)流水(☆←πδshuǐ)号；由全宗單位內(nèi)各部門(mén)分(fēn)别整理(lǐ)歸檔的(de)€&，每個(gè)部門(mén)內(nèi)按保管期≈¶φλ限分(fēn)别編三個(gè)小(xiǎo)流水(shuǐ)✔∏ ∏号。	其編制(zhì)方法是(shì)：依據歸檔文(wén)件(jiàn)的(de)排列順序，♣δ$每一(yī)年(nián)度每種保管期限的(de)歸檔文(wén™§★±)件(jiàn)均從(cóng)“1”開(kΩ≤āi)始标注。

2、蓋章(zhāng)位置

歸檔章(zhāng)一(yī)般應用(yò×'ng)紅(hóng)色印油加蓋在歸檔文(w$∞™én)件(jiàn)首頁上(shàng)端居中的(de)空(kōng)白(bái)位置,使用(yò↓₩☆ng)鋼筆(bǐ)、藍(lán)黑(hēi)墨€™§Ω水(shuǐ)筆(bǐ)填寫內(nèi)容，如(rú)果領導批示和(hé)或收文(wén)章(zhδ¥✔āng)占用(yòng)上(shàng)述位置，可(kě)将歸檔章(zhāng)蓋在首頁的(de)'©∑♠其他(tā)空(kōng)白(bái)位置，但(dàn)以上(shàng)端為(wèi)宜☆≤♥™。如(rú)果機(jī)關發文(wén)有(yǒu)簽發單的(de&↑  )，或收文(wén)有(yǒu)文(wén)件(jiàn)處理(l≠δ♦ǐ)單的(de)，也(yě)可(kě)放(fàng)在最前♠γ面作(zuò)為(wèi)首頁，這(zhè)樣可(kě)在其上♣≈(shàng)加蓋歸檔章(zhāng)，以更好(hǎo)地(dì)保護 "文(wén)件(jiàn)正本的(de)原始面貌。文(wén)件(j×∑iàn)首頁确無蓋章(zhāng)位置或重↔≠₩要(yào)文(wén)件(jiàn)須保持原✔₹§ 貌的(de)，也(yě)可(kě)在文(wén)件(jiàn)首頁前另附紙(zhǐ)頁‌σ₩加蓋歸檔章(zhāng)。歸檔章(zhāng)盡量不(δσ→ bù)要(yào)壓住文(wén)件(jiàn)字迹，也(yě)不♥&×&(bù)宜與批示文(wén)字或收文(wén)章(zh≥₹γ↑āng)等交叉。

3、按歸檔文(wén)件(jiàn)年(nián)度、保管期限和(hé)排列順序分(fēn)别‍←•∏逐件(jiàn)編号。

以年(nián)度為(wèi)界線，由全宗單位檔案室集中整理♠¶(lǐ)歸檔的(de)，一(yī)個(gè)保管‍λ期限編一(yī)個(gè)大(dà)流水(shuǐ)号；由全宗單位內(nèi)各部門(m≠↑♠én)分(fēn)别整理(lǐ)歸檔的(de)，每個(gè)部門(mén)內(nèi)按保σ≤管期限分(fēn)别編三個(gè)小(xiǎo)流水(shuǐ↔←α→)号。

4、每“件(jiàn)”文(wén)件(j✘★∏♥iàn)的(de)頁數(shù)填寫該件(jiàn)的(de) ≥φ實際有(yǒu)效頁數(shù)。

（注意不(bù)要(yào)用(yòng)鉛筆(bǐ)填寫頁号，要(yào)用(yòng)鋼✔ γ÷筆(bǐ)、碳素或藍(lán)黑(hēi)墨水(shuǐ)筆(bǐ)填寫或用(yòng)号★®碼機(jī)編頁碼）

單面印刷的(de)文(wén)件(jiàn)在正面右上(shàng)角處填♥δ ≈寫實際頁數(shù)；

雙面印刷的(de)文(wén)件(jiàn)在正面右上(shàng)→©®角處及背面的(de)左上(shàng)角處填寫實際頁數(shù)₹ ；

文(wén)件(jiàn)中出現(xiàn)₩₽&★與本文(wén)無關的(de)頁面（如(rú)：有(yǒu)些(xiē)單位為(wèi)了(l≤±☆§e)節省紙(zhǐ)張，用(yòng)已經用(yòng)過的(de)紙(zhǐ)張的(de☆♠")背面印文(wén)件(jiàn)），須在上(shàng)← 面用(yòng)鋼筆(bǐ)、藍(lán)黑(hē$"i)墨水(shuǐ)筆(bǐ)批“Ⅹ”。上(shàng)報(bào)等表格沒有(yǒu)填寫內(nèi)容的α×★¥(de)頁批“Ⅹ”（如(rú)已蓋“此頁空(kōng)白♠&(bái)”章(zhāng)的(de)則不(bù)用(yòng)“Ⅹ”），但(dà∑✔n)要(yào)編頁号，并計(jì)算(s↕"uàn)頁數(shù)。 

（四）歸檔文(wén)件(jiàn)排列順序

歸檔文(wén)件(jiàn)的(de)排列以“事(shì)由”為(wèi)原則，即同•¶一(yī)事(shì)由的(de)相(xiàng)關文(wé​∏n)件(jiàn)應當排列在一(yī)起。事(shì)由可(kě)以是(shìσ'£π)指一(yī)件(jiàn)具體(tǐ)的(de)事(s♦'hì)，或一(yī)個(gè)具體(tǐ)的(de)問(wèn)題，或✔Ω→一(yī)段較緊密的(de)工(gōng)作(zuò)過程。并且盡可(kě)能(néng)将關λδ系密切的(de)(如(rú)同一(yī)次活動、同一(§≈&yī)項工(gōng)作(zuò)、同一(yī)個(gè)₹∑→∞會(huì)議(yì)形成的(de))文(w'↔£<én)件(jiàn)材料排列在一(yī)起。

1、以年(nián)度為(wèi)界線，按照(zhào)年(nián)度—保管δ∑★"期限相(xiàng)對(duì)集中排序。

（1）由全宗單位檔案室集中整理(lǐ)歸檔的(de)，一(yī)個(gè÷♣±)保管期限從(cóng)1開(kāi)始編一(yī)個∑​&<(gè)大(dà)流水(shuǐ)号；

（2）由全宗單位內(nèi)各部門(mén)（即機(jī)構）分ε↑₽γ(fēn)别整理(lǐ)歸檔的(de)，每個(gè)部門(mén)（即♥→≤機(jī)構）內(nèi)按保管期限分(fēn)别∏δ←編三個(gè)小(xiǎo)流水(shuǐ)号。

2、保管期限，按問(wèn)題和(hé)內(nèi)容确定保管期限；按永久、長(cháng)期/3↓©✘÷0年(nián)、短(duǎn)期/10年(nián)的(de)順序依次編排。

3、同一(yī)事(shì)由形成的(de)文(wén)™₹→件(jiàn)排序按照(zhào)文(wén)件(jiàn)的(de)'↓✔生(shēng)成時(shí)間(jiān)順序序依次排列。

 

裝盒時(shí)應注意以下(xià)問(wèn)題：

1．應視(shì)檔案盒的(de)厚度選擇厚度适宜的(dφ₩←e)文(wén)件(jiàn)，盡量做(zuò)到(dào)文(wén)件(j✘​÷Ωiàn)裝盒後與檔案盒形成一(yī)個(gè)整體(tǐ)（即盡量放↕​$(fàng)滿檔案盒），豎立放(fàng)置時(shí)不(b≤¥✔ù)至于使文(wén)件(jiàn)彎曲受損。

2．按照(zhào)排列的(de)先後順序依次裝盒；一(yī)盒裝滿後，順次裝入下(xià)一(y™φ×ī)盒即可(kě)。

3．不(bù)同形成年(nián)度的(de)歸檔文(wén)件(→♣₹jiàn)不(bù)要(yào)放(fàng)入同一(yī)檔案盒。

4．不(bù)同保管期限的(de)歸檔文(wén)件(jiàn)不(bù)要Ω ≠(yào)放(fàng)入同一(yī)檔案盒。

5. 由全宗單位內(nèi)各部門(mén)（即機(jī)構）整理(lǐ&♥)歸檔的(de)，不(bù)同部門(mén)（即機(jī‍φ₹δ)構）的(de)檔案不(bù)要(yào)裝入同一(y©<♦ī)盒內(nèi)。

6. 一(yī)件(jiàn)文(wén)件(jiàn)（如‍ε(rú)講稿、書(shū)稿）太厚，一(yī)個(÷αΩ✘gè)平常的(de)檔案盒裝不(bù)下(xi©←÷à)，可(kě)根據文(wén)件(jiàn)厚‍εΩ£度，選擇厚度适當的(de)同一(yī)種 ∞→類檔案盒裝入盒。