1　範圍

　　本标準規定了(le)電(diàn)子(zǐ)檔案管理(lǐ)的(de)基本術(shù)語及其→♣∏定義。

　　本标準适用(yòng)于檔案工(gōng)作(zuò)及相(xiàn​‌g)關領域。

2　一(yī)般概念

2.1　

　　電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn) electronic docu✘×↕ment；electronic record

　　國(guó)家(jiā)機(jī)構、社會(hu§♣εì)組織或個(gè)人(rén)在履行(xíng)其法定職責或處理(lǐ)事(shì)務&φ™™過程中，通(tōng)過計(jì)算(suàn)機(jī)等電(diàn)子(zσα​εǐ)設備形成、辦理(lǐ)、傳輸（3.14）和(hé)存儲（5.3）的(de)數(shù)字格式的(de)™↑♣各種信息記錄。電(diàn)子(zǐ)文(wén)件↕♣↕(jiàn)由內(nèi)容（2.13）、結構（2.14）和(hé)背景（2.15）組成π∞±。

2.2　

　　電(diàn)子(zǐ)檔案 electronic record；archival •ε electronic record

　　具有(yǒu)憑證、查考和(hé)保存（5.1）價值并歸檔（3.5）保存（5.1）的(d±•e)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（2.1）。

2.3　

　　業(yè)務系統 business system

　　形成或管理(lǐ)機(jī)構活動數(shù)據的>→∑₹(de)計(jì)算(suàn)機(jī)系統。

　　示例：電(diàn)子(zǐ)商務系統、财務系統、人(rén)力✔ 資源系統等促進機(jī)構事(shì)務處理(lǐ€∑)的(de)應用(yòng)系統。

2.4　

　　電(diàn)子(zǐ)文(wén)件λ®(jiàn)管理(lǐ)系統 electronic document management system∏£σ

　　用(yòng)于形成、處理(lǐ)和(≤ hé)維護電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（2.1）的(de)計(jì)算(suàn≥↓₹φ)機(jī)信息系統。

　　參見(jiàn)：電(diàn)子(zǐ)檔案管理•®★(lǐ)系統（2.5）。

　　注：電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)系統是(shì)業(yè)務←•★↓系統（2.3）的(de)一(yī)個(gè)子σ™∏<(zǐ)系統。

2.5　

　　電(diàn)子(zǐ)檔案管理(lǐ)系統 electronic records manageme→π¶nt system

　　對(duì)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（2.1）、電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）進行(xíng)捕獲（3.1）、維護、利用(y±φσ òng)（5.13）和(hé)處置（4.9）的(de)計(jì)算(suàn)機(jī)信息系✔≤ 統。

　　參見(jiàn)：電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)管理(lǐ)系統（2.4）。

　　注：電(diàn)子(zǐ)檔案管理(lǐ)系統通(tōng)常用(yòng)于電(di∏​&àn)子(zǐ)檔案（2.2）形成單位，更注重對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(deπσ♦)管理(lǐ)。系統通(tōng)過維護元數(shù)據（2.16）及電(diàγ≥‍§n)子(zǐ)檔案（2.2）之間(jiān)的(de>↔‌)聯系，支持電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）作(zuò)為(w¥εε≠èi)證據的(de)價值。

2.6　

　　數(shù)字檔案館 digital archives

　　運用(yòng)現(xiàn)代信息技(jì)術(shù)對(duì∑♥<)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）及其他(tā)數(shù)字資源進行(x©₩'íng)采集、存儲（5.3）、管理(lǐ)，并通(tōng)過各種網絡平台提™∞ π供利用(yòng)（5.13）的(de)檔案信息集成管理(lǐ)體(tǐ)>☆♣系。

2.7　

　　開(kāi)放(fàng)檔案信息系統 open archival information system

　　一(yī)個(gè)由人(rén)和(hé)計(jì)算(suàn)機(jī)系統組成的(  de)有(yǒu)機(jī)體(tǐ)，承擔保存（5.1）信息并将其提供給指定用(yòng)戶的(de)責任。

　　注：開(kāi)放(fàng)檔案信息™$系統旨在為(wèi)信息系統建立一(yī)個(gè​←")參考模型，以維護信息系統中數(shù)字信息的(de)長(cháng)期保存（5.1）和(hé)可(kě)存取。“開(kāi)放(fàng)”一(yī)詞表明(míng)與其 ✔相(xiàng)關的(de)建議(yì)和(hé)标準是(shì)以開(kāi)放(fàng)形 ∏式産生(shēng)的(de)，并不(bù)表示對(duì)開(kāi)放(fàαδ★←ng)檔案信息系統的(de)訪問(wèn)不(bù)受限制(zhì)。

2.8　

　　信息包 information package

　　由內(nèi)容信息和(hé)相(xiàng)關保存描述信息構成的(de​✔™¥)信息整體(tǐ)。

　　注：保存描述信息有(yǒu)助于保存（5.1）和(hé)查找內(nèi)容信息& 。

2.9　

　　提交信息包 submission inf≈¥ormation package

　　由信息生(shēng)産者交給開(kāi)放(fàng)檔案信息系統（2.7）的(de)信息包（2.8），用(yòng)于構建一(yī)個(gè)或多(↔≥duō)個(gè)存檔信息包（2.10）。

　　參見(jiàn)：發布信息包（2.11）。

2.10　

　　存檔信息包 archival information package

　　保存在開(kāi)放(fàng)檔案信息系統（&♦§↓2.7）中的(de)包含內(nèi)容信息和✔‌(hé)相(xiàng)關的(de)保存描述信息的(d♦∑e)信息包（2.8）。

　　參見(jiàn)：提交信息包（2.9），發布信息包（2.11）。

2.11　

　　發布信息包 dissemination information packag↑←e

　　開(kāi)放(fàng)檔案信息系統（2.7）根據用(yòng)戶的(de)需求完成數(shù)據的(de)抽取、封裝（3.12）€≥¥并發送給用(yòng)戶的(de)信息包（2.8），抽取≠≈σ的(de)內(nèi)容來(lái)自(zì)于一(yī)個(gè)或εφ多(duō)個(gè)存檔信息包（2.10）。

　　參見(jiàn)：提交信息包（2.9）。

2.12　

　　打包信息 packaging information

　　用(yòng)于綁定和(hé)識别一(yī)個(gè)信息包（2.8）構成的(de)信息。

2.13　

　　內(nèi)容 content

　　以字符、圖形、圖像、音(yīn)頻(p¥☆↓ín)、視(shì)頻(pín)等形式表示的(de)電(diàn)子(z∏©ǐ)檔案（2.2）的(de)主題信息。

2.14　

　　結構 structure

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）組織和(hé)存儲（5.3）方式。包括邏輯結≠δ♠>構（2.14.1）和(hé)物(wù)理(lǐ)結≥↔γ•構（2.14.2）。

2.14.1　

　　邏輯結構 logical structure

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）內(nèi)容（2.13）各信息單元之間(ji‍δān)關系的(de)描述。

　　示例：電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)字體(tǐ)字号、文(w​₩β↕én)字的(de)排列、章(zhāng)節的(de)構成、各頁的(de) α先後順序、插圖的(de)标号位置等。

2.14.2　

　　物(wù)理(lǐ)結構 physical structure

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）在存儲（5.3）設備或載體(tǐ)中的(de)存儲 ✘（5.3）位置和(hé)文(wén)件(jiàn)格式（2.22）。

2.15　

　　背景 context

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）形成、傳輸（3.14）、使用(yòng)和(hé)維護的(dα±≥≠e)框架。

　　注：背景包括行(xíng)政背景、來(lái)源背α•景、業(yè)務流程背景以及技(jì)術(shù)背景等。

2.16　

　　元數(shù)據 metadata

　　描述電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）、結構（2.14）≠<、背景（2.15）及其整個(gè)管理(lǐ)過程的(®↑‍•de)數(shù)據。

　　注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.12。

2.17　

　　真實性 authenticity

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）、邏輯結構（2.14.1）和(hé)背景（2.1♦♥™ε5）與形成時(shí)的(de)原始狀況相(xiàng)一(yī)緻的(de)性質↕↕>。

　　注：具有(yǒu)真實性的(de)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）由特定機(jī)構使用(yòng)安全可(kě)靠的(de)系統軟件(jiàn)形Ω₩ 成，沒有(yǒu)發生(shēng)被非法篡改或者誤用(yòng)過的(d✘™ε←e)情況，能(néng)夠證明(míng)其£¥用(yòng)意、生(shēng)成者或發送者、生(s©₩Ω↕hēng)成或發送的(de)時(shí)間(jiān)與既定的(de)相(€≤ xiàng)符。

2.18　

　　可(kě)靠性 reliability

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）£€完全和(hé)正确地(dì)表達其所反映的(de)事(shì)務、活動♦♣或事(shì)實的(de)性質。

2.19　

　　完整性 integrity

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）、結構（2.14）♦₽¥™和(hé)背景（2.15）信息齊全且沒有(yǒu)破壞、變異或丢失的(de)性質。

2.20　

　　可(kě)用(yòng)性 usability

　　電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）可(kě)以被檢索（5.11）、呈現(xiàn≥✘)和(hé)理(lǐ)解的(de)性質。

2.21　

　　全程管理(lǐ) life-cycle managemenε≥>t

　　對(duì)電(diàn)子(zǐ)♦✔§↓文(wén)件(jiàn)（2.1）形成、辦理(lǐ)、歸檔（3.5）以及電(diàn)子(zǐ)檔案（2±♠← .2）維護、利用(yòng)（5.13）和∞δ₩(hé)最終處置（4.9）（銷毀（4.10）或永久保存（5.1）™©）全過程進行(xíng)的(de)控制(zhì)。

2.22　

　　文(wén)件(jiàn)格式 file format

　　電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（2.1）在計(jì)算(suàn)機(jī)等電(diàn)子(zǐ)設 ₩Ω✔備中組織和(hé)存儲（5.3）的(de)編碼方式。≤™♠

示例：文(wén)本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GI←₽∑F、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音(yīn)頻(pγ'ín)格式wav、mp3、mid等；視(shì)頻(pín)格式avi、wπ£™mv、flv、mpeg、rm等。

2.23　

　　電(diàn)子(zǐ)簽名 electronic signature

　　電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（¶>λλ2.1）中以電(diàn)子(zǐ)形式所含、所附用(yòng)于識别責任人'β(rén)身(shēn)份并表明(mín✘±σg)責任人(rén)認可(kě)其中內(nèi)容的(de)數(shù)據。

3　電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)收集與整理(lǐ)

3.1　

　　捕獲 capture

　　适時(shí)獲取電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（2.1）及其元數(shù)據（2.16）的(d ≥♣•e)方法與過程。

　　注：改寫DA/T 46-2009，3.10。

3.2　

　　登記 registration

　　在電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jià¶$♣↑n)（2.1）、電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）進入電(diàn)子(zǐ)檔案管理(≤∏αlǐ)系統（2.5）、數(shù)字檔案館（2.6）時(shí) ♦×α，給其一(yī)個(gè)唯一(yī)标識符的(de)行(xíng)為(wèi)。

　　注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.18。

3.3　

　　分(fēn)類 classification

　　依據分(fēn)類體(tǐ)系中所規定的(de)邏輯結構、方法和(hé)程序規則，按照(zσ← hào)類目對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）進行(xíng)的(de)系統标識和(hé)整理(l÷ ↔ǐ)。

　　注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.5。

3.4　

　　著錄 description

　　按标準形式對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）、結構（2.14）、 ∞©背景（2.15）及管理(lǐ)活動進行(xíng)描述的₩∏<‌(de)過程。

3.5　

　　歸檔 ≈ archiving

　　按照(zhào)國(guó)家(jiā)規定将±π 具有(yǒu)保存(5.1)價值的(de)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn& )(2.1)及其元數(shù)據(2.16)的(de)→€保管權交給檔案部門(mén)的(de)過程。

3.6　

　　網絡文(wén)件(jiàn)存檔 web archiving

　　将組織機(jī)構在處理(lǐ)業(yè)務活動過程中，通∑δ₹±(tōng)過網絡形成的(de)、具有(yǒu)原始記錄性的(de)內(Ω₽€nèi)容文(wén)件(jiàn)和(hé)管理(lǐ&π)文(wén)件(jiàn)轉化(huà)為(wèi)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)過程。

　　示例：網絡內(nèi)容文(wén)件(jiàn×∞)有(yǒu)網頁、後台數(shù)據庫文(wén)件(ji× ‌Ωàn)等；管理(lǐ)文(wén)件(jiàn)有(y"δǒu)網站(zhàn)設計(jì)文(wén)件(jiàn)、程序文(wén)件(ji'σ☆©àn)、網站(zhàn)日(rì)志(zhì)等。

3.7　

　　移交 transfer

　　按照(zhào)國(guó)家(jiā)規定将電(diàn)子(zǐ™σβ )檔案（2.2）的(de)保管權交給檔案館的(de)過程。Ω← §

3.8　

　　接收  accession≥'

　　檔案館、檔案室按照(zhào)國(guó)家(jiā)規定收存電(d$λiàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)過程。

3.9　

　　關聯 association

　　通(tōng)過管理(lǐ)系統，将元數(shù)據（2.16）及其對(duì)應的(de)管理(lǐ)對(duì)象建立穩定關系的(de)過程 <。

3.10　

　　挂接 link

　　用(yòng)電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）在計(jì)算(suàn)機(jī)中的(de)名稱作(zu↑"ò)為(wèi)指針在數(shù)據庫中将電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2§∞）與其元數(shù)據（2.16）聯系起來(lái)的(de)過程。

3.11　

　　嵌入 embed

　　将元數(shù)據（2.16）內(nèi)嵌于電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)過程。

3.12　

　　封裝 encapsulation

　　将電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）及其元數(shù)據（2.16）作(zuò)為(wèi)一(yī)個(gè)整體(t​¶$ǐ)按指定結構打包的(de)過程。

3.13　

　　聚合 aggregation

　　按一(yī)定邏輯關系将若幹電(diàn)子(zǐ)檔案（♣σ2.2）建立有(yǒu)機(jī)聯系的(de)過程。

3.14　

　　傳輸 transmission

　　通(tōng)過網絡或可(kě)交換 ↔∏≤的(de)計(jì)算(suàn)機(j↔₩ī)載體(tǐ)傳遞電(diàn)子(z ‍∏ ǐ)檔案（2.2）的(de)過程。

4　電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)鑒定與處置

4.1　

　　鑒定 appraisal

　　對(duì)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)（2.1）、電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）的(de)內(nèi)容（2.13）±δ¥→和(hé)技(jì)術(shù)狀況進行(xíng)評估的(de∑×σ)過程，确認其真實性（2.17）、完整性（2.19）、可(kě)用(yòng)性（2.20）、δ∞$安全性及其價值等，判斷其是(shì)否屬于歸檔（3.5）範圍并确定其保管期限（4.7）。

4.2　

　　真實性檢驗 authentication

　　通(tōng)過管理(lǐ)和(hé)技(jì)術(shù)措施評估電(d★←iàn)子(zǐ)檔案（2.2）是(shì)否符合真實性（2.17）內(nèi)涵要(yào)點的(<∏&¶de)過程。

　　示例：驗證所收到(dào)的(de)電(diàn)÷σ子(zǐ)簽名等與所發送的(de)是(shì)否↓₩ ♠相(xiàng)同；遷移或轉換後的(de)電(diàn)子(zǐ)££"檔案與形成時(shí)的(de)原始狀況是(shì)否一(yī)緻×€；是(shì)否受到(dào)未經授權的(d©♣e)增、删、改、利用(yòng)和(hé)隐藏。

4.3　

　　完整性檢驗 integrity check

　　通(tōng)過管理(lǐ)和(hé)技(jì)術(shù)措施檢查電(diàn₩Ω∑‌)子(zǐ)檔案（2.2）及其元數(shù)據（2.16）是(shì)否符合完整性（2.19）要(‌γyào)求的(de)過程。

　　示例：檢查所收到(dào)的(de)電(diàγ₽αn)子(zǐ)檔案及其元數(shù)據是(shì)否齊全完好(hǎo)；是(shì)否受到( γ∞dào)未經授權的(de)增、删、改、利用(yòng)和(™↔"≥hé)隐藏；是(shì)否對(duì)所有(yǒ<✘$u)授權的(de)增、删、改進行(xíng)≥φ'✔了(le)标記。

4.4　

　　可(kě)用(yòng)性檢驗 usability check

　　通(tōng)過管理(lǐ)和(hé)技(j‍™≈ì)術(shù)措施驗證電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）、載體(tǐ)、應用(yòng)軟件(jiàn)是(shì)否符合可(k∏÷ě)用(yòng)性（2.20）要(yào)求的(de)過程。

　　示例：檢驗電(diàn)子(zǐ)檔案是(shì)否可(kě)讀(dú)、可(kě)理(l∑←ǐ)解、可(kě)檢索，載體(tǐ)介質是(shì)否完好(hǎo)和(hé)兼容 ∑≤σ，是(shì)否附帶相(xiàng)應的(de)特殊應用Ω®↔ (yòng)軟件(jiàn)等。

4.5　

　　安全性檢驗 security check

　　通(tōng)過管理(lǐ)和(hé)技(jì)術(shù)措施識别電(diàn)子(zǐ)檔↕¶案（2.2）潛在安全性缺陷的(de)過程。

　　示例：檢測電(diàn)子(zǐ)檔案是(shì)否有(yǒu)病毒©≠®等。

4.6　

　　文(wén)件(jiàn)格式檢驗 file format check

　　驗證電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）是(shì)否符合規定的(de)文(wén)件(jiàn)格式（2.22）的(de)過程。¥♦

4.7　

　　保管期限 retention period

　　對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔↑±<σ案（2.2）劃定的(de)留存年(nián)限。∏§→

4.8　

　　保管期限表 records retention schedule✔¥

　　規定電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）保管期限（4.7）的(de)文(wén)件(jiàn)。

4.9　

　　處置 disposition

　　按照(zhào)規定對(duì)電(diàn)子(zǐ)文(☆☆wén)件(jiàn)（2.1）、電(diàn)子(zǐ)檔案（2.2）實施留存、移♦₽交（3.7）或銷毀（4.10）的(de)一(yī)系列過→‍↔₽程。

　　注：改寫GB/T 26162.1-2010，3.9。

4.10　

　　銷毀 destruction