1 範圍

本标準規定了(le)全宗指南(nán)的(de)編制(zhì)細則。

本标準适用(yòng)于全宗管理(lǐ)機(jī)構，包括檔≠∞¶$案館和(hé)有(yǒu)全宗管理(lǐ)職能(néng)的(de)檔↕ ★•案室。編制(zhì)介紹非全宗形式檔案的(de)指南(nán)，參照(zhào)本編制(zhì)規範。

2 規範性引用(yòng)文(wén)件(jiࣀσn)

下(xià)列文(wén)件(jiàn)對(duì)于本文(wén)件(jiàn)的(de)應$&™用(yòng)是(shì)必不(bù)可(kě)少(shǎo)的(de)。凡是(shì)β♣♣→注日(rì)期的(de)引用(yòng)文(wén)件(j&$iàn)，僅所注日(rì)期的(de)版本适用(yòng)于本文♥∏(wén)件(jiàn)。凡是(shì)不(bù)注日(rì)Ωβ​期的(de)引用(yòng)文(wén)件(jiàn)，≈•其最新版本（包括所有(yǒu)的(de)修改單）适用(yòng€<)于本文(wén)件(jiàn)。

     β&≈DA/T 1—2000  檔案工(gōng)作(zuò)基本術(sh₩  Ωù)語

DA/T 3—92  檔案館指南(nán)編制(zhì)規範

DA/T 14—94  檔号編制(zhì÷δ∞)規則

3 術(shù)語和(hé)定義

3.1

全宗 fonds

一(yī)個(gè)國(guó)家(jiā)機(jī)構、社會(huì)組織或個(γ♥gè)人(rén)形成的(de)具有(yǒu)有(yǒu)機¥↓→(jī)聯系的(de)檔案整體(tǐ)。

3.2

全宗号 fonds number

管理(lǐ)全宗的(de)代碼，由具備全宗管理(lǐ)權限的(de)檔案館←€β按全宗排架或收藏時(shí)間(jiān)順序流水(shuǐ)編制(zhì)。

3.3

全宗管理(lǐ)機(jī)構 fonds manager

    具備全宗管理(lǐ)權限的(de)檔案館或檔案室。

3.4

全宗構成者 fonds constituting unit

    形成檔案全宗的(de)國(guó)家(jiā)機(jī)構、社會(huì)組織或個(‍↓α←gè)人(rén)。也(yě)稱作(zuε↕≤εò)立檔單位。

3.5

檢索工(gōng)具 finding aid

用(yòng)于存儲、查找和(hé)報(bào)道(dào)檔案信•✔¥息的(de)系統化(huà)文(wén)字描述工(gōng)具，是(shì)目錄、索引、指南(n&≠án)等的(de)統稱。

4 全宗指南(nán)的(de)結構

為(wèi)段落式條目信息，由全宗指南(nán)名稱、全宗來(lái)源簡況、檔案內(nè™♦₹i)容與成份介紹、檢索查閱注意事(shì)項四部分(fēn)組成。

5 全宗指南(nán)名稱

全宗指南(nán)名稱由全宗号、全宗構成者的(de)名稱(全稱或通(tōng)用(yòng)簡稱)、“全宗指南(nán)”、起止時(sh∑©í)間(jiān)構成，并列成分(fēn)之間(jiān)用(yòng)空(kōng×σ↑)格位分(fēn)開(kāi)。

例：

a）J211 北(běi)京市(shì)計(jì)劃委員(yuán→∏)會(huì) 全宗指南(nán) 1949～1λφ​990年(nián)

    b）R322 鐘(zhōng)南(nán)山¶€(shān) 全宗指南(nán) 1936～200≥↓0年(nián)

5.1全宗号

照(zhào)錄檔号四位全宗代碼。第一(yī)位用(yòng)漢語拼音(yīn)字母，後三↔∑位用(yòng)阿拉伯數(shù)字。

5.2全宗構成者的(de)名稱

全宗構成者的(de)名稱按全稱書(shū)寫，通(tōn​★™g)用(yòng)簡稱書(shū)寫在全稱後面的(de)圓括号內​♠¥ (nèi)。

例：

中共中央紀律檢查委員(yuán)會(huì)(中紀委)

聯合全宗和(hé)彙集全宗的(de)全宗構®ε"成者名稱從(cóng)其聯合或彙集的(de)全宗構成者實有(yǒ∏÷★•u)名稱。

例：

中國(guó)共産黨廣東(dōng)省高(gāo)等院校(x₩>iào)黨委 廣東(dōng)省高(gāo)等教育局

5.2.1

中華人(rén)民(mín)共和(hé)國(guó)成立前形成的(de)檔↔÷÷案全宗，全宗構成者的(de)名稱後應加圓括号注明(míng)的(de)政權名稱限定詞。

例：

a）教育部（民(mín)國(guó)）

b）重慶市(shì)民(mín)政局（民(mín)國(guó)）

c）外(wài)交部(民(mín)國(guó)汪、僞)

d）禮部(清)  

e）端方 (清)  

f）馮玉祥(民(mín)國(guó))  

5.2.2 全宗構成者所有(yǒu)曾用(yòng)名稱按時(shí)間(jiān)順∑λ↔序書(shū)寫在全宗來(lái)源簡況中。

5.3起止時(shí)間(jiān)

涉及全宗構成者和(hé)其檔案形成的(de)時(shí)間(jiān)跨度标識。一(yī♦♠≠γ)般采用(yòng)公元紀年(nián)表示，使用(yòng)“～”連接起止年(nián)份。必要(yào)時(shí)可(kě)使用(y ♥α®òng)朝年(nián)或其它特殊紀年(nián)方®±$式表示，亦可(kě)以其一(yī)為(wèi)主，另一(yī)為(wèi)₹γ∑輔，為(wèi)輔者加圓括号書(shū)于為(wèi↑≤∑)主者正下(xià)方。

例:

a）1928～1948

b）光(guāng)緒三十二年(nián)至宣統三年(nián)

       ε£β(1906～1911)

6 全宗來(lái)源簡況

列表登記下(xià)列依時(shí)間(jiān)變化(huà)，記錄和(hé)反映全宗來(lái✘αβ♥)源背景的(de)內(nèi)容。其順序為(wèi‌≥™)：

a）全宗構成者形成和(hé)職能(néng)¶© λ；

b）全宗構成者所有(yǒu)曾用(yòng)名稱；

c）全宗管理(lǐ)機(jī)構和(hé)全宗檔案數☆®♣(shù)量；

d）全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。

個(gè)人(rén)全宗來(lái)源簡況，登記其個(gèβγα)人(rén)姓名、别名、生(shēng)卒年(nián)≥→φ✔月(yuè)日(rì)、籍貫、職務、職稱和(hé)個(gè)人(réו‍n)主要(yào)經曆、業(yè)績、榮譽稱号、δ®σ←家(jiā)族簡況以及全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(sh∏‍™ù)量。

7檔案內(nèi)容與成份介紹

7.1 檔案內(nèi)容與成分(fēn)介紹一(yī)般應使用(yòng)綜合概括的(dδ☆"φe)方法介紹。介紹內(nèi)容包括：

    a．反映全宗構成者基本職能±¶ ×(néng)和(hé)主要(yào)活動方面的(de)檔案。

    b．反‌☆₽映全宗構成者每個(gè)階段中心工(gōnε₩g)作(zuò)或特殊工(gōng)作(zuò)所©δ  形成的(de)檔案。

c．具有(yǒu)重要(yào)曆史價值和(hé)地(dì)方特₹✔色的(de)檔案。

d. 涉及具有(yǒu)全國(guó)和(∞×hé)國(guó)際意義知(zhī)名人(rén)物(wù)的(de)檔案。α£‍

    e．館藏年(nián)代久遠₹" §(yuǎn)和(hé)特殊載體(tǐ)的(de)檔案。

7.2檔案內(nèi)容與成分(fēn)介紹一(yī)般應按×∏'₩全宗內(nèi)檔案的(de)實際分(fēn)類體(tǐ)系，文(wén♥©)字叙述全宗構成者基本職能(néng)和(hé)主要(yào)活動的→&♥(de)內(nèi)容，并列舉文(wén)種名稱。

7.2.1 以組織機(jī)構分(fēn)類的(de)檔案全宗，分(fē ​γ≠n)别簡介機(jī)構基本職能(néng)和(hé)主要(yào)活動的(de)內(nè£₩®i)容，并列舉文(wén)種名稱。

7.2.2 以問(wèn)題分(fēn)類的(de)檔案全宗，分(fēn)别簡介問(↕♥'✘wèn)題涉及的(de)全宗構成者基本職能(♠‌↕néng)和(hé)主要(yào)活動的(de)內(nèi)容，并列舉文(wé‌≠≤n)種名稱。

7.2.3 以其它體(tǐ)系分(fēn)類的(de)檔案全‍↑©σ宗，應根據該全宗分(fēn)類的(de)特點結合問(wè✔≥n)題簡介全宗構成者基本職能(néng)和(hé)主要(yào)活動的(de)內(nèi)容✘ ↕‍，并列舉文(wén)種名稱。

7.3 需要(yào)專門(mén)說(shuō)明(míng)的(d₩≤e)檔案按下(xià)列方法介紹：

    a．指明(míng)該檔案文(wé≈✘​'n)件(jiàn)的(de)名稱、責任者和(hé)文(wén)件(ji±&‌∑àn)形成的(de)時(shí)間(jiφ♣↓ān)。

    b．列出該檔案 ¥ ∞文(wén)件(jiàn)的(de)檢索要&₹(yào)素。

    c．對(duì)其檔案文(wén)件(®÷jiàn)內(nèi)容單獨介紹。

7.4 一(yī)般性文(wén)件(j™ ∑iàn)介紹不(bù)使用(yòng)引用(yòng•©✔)原文(wén)的(de)方式，特殊性文(wén)件(jiàn)介紹如(rú >)需使用(yòng)引用(yòng)原文(wén)應符合下(xiàΩ₹)列條件(jiàn)和(hé)原則：

    a．引用(yòng)原文(₹βwén)有(yǒu)助于闡述文(wén)件(jiàn)的(de)內(nèi)容實質。

    b．引用(yòng)原文(wén)時(s'§hí)不(bù)詳細轉述文(wén)件(jiàλ ©n)中叙述的(de)事(shì)實和(hé)事(shì)件(jiàn)。

7.5 與全宗構成者基本職能(néng)和(hé)活動沒有(yǒu)直接關系σ±€的(de)上(shàng)級文(wén)件(jià< €n)不(bù)做(zuò)介紹，必要(yào)時(shí)隻做(zuò)簡要(yào)交代。

7.6 人(rén)物(wù)全宗應按全宗構成者的(de)活動特點，結合全宗內(nè♥♠∏♠i)檔案材料的(de)實際情況介紹，內(nèi)容包括：

    ♦↑→ ;a．個(gè)人(rén)手稿、著作(zuò)、作(zuò)§£'品、題詞、日(rì)記、回憶錄的(de)名稱和(hé)特點。

   &nbs ‍₽p;b．履曆、自(zì)傳、證書(shū)、來(lái)往信件(jiàn)以及公務活動與社會(h₽>uì)活動中形成的(de)文(wén)件(jiàn)名稱和(hé)特點。

    ™₹c．财産狀況與經濟活動材料的(de)名稱和(hé)特點。

   &nbs© p;d．家(jiā)庭親屬與主要(yào)社會(huì)關系材料的(d♣' ♣e)名稱和(hé)特點。

    e．圖片、照(zhào)片、錄音(yīn)、"♣"錄像材料的(de)名稱和(hé)特點。

7.7 未開(kāi)放(fàng)的(de)檔案，注明(míng)檔案數(shù)量和(hé)​≤≤∏使用(yòng)範圍。

7.8 涉密檔案，注明(míng)檔案數≤λ‌(shù)量，不(bù)做(zuò)任何內(nèi)容和(hé)成分(fēn)介紹≈  ‌。

7.9 非紙(zhǐ)質檔案應簡介其種類、∞γ特色和(hé)數(shù)量。

8 檢索查閱注意事(shì)項

8.1檢索注意事(shì)項

包括以下(xià)內(nèi)容：

a）可(kě)使用(yòng)的(de)檢索工(gōng)具和(∑£hé)已編制(zhì)的(de)參考資料的(©™€™de)名稱；

b）機(jī)讀(dú)目錄、手工(gōng)檢索工(gōng)具條目的(≥ § de)數(shù)量；

c）紙(zhǐ)質檔案數(shù)字化(huà)副本的(de)畫(huà)幅數(shù<≠↑)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的(de)情況；

d）紙(zhǐ)質檔案縮微(wēi)副本的(de)數(shù)量以及占全宗檔案總數(s&★₩'hù)比例的(de)情況；

e）非紙(zhǐ)質檔案副本的(de)形式、數(​™♠shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的(de)情況。

8.2查閱注意事(shì)項

包括以下(xià)內(nèi)容：

a）檔案的(de)完整和(hé)完好(hǎo)程度以及遺失、銷毀的(deπ•®)情況；

b）檔案的(de)分(fēn)類與整理(lǐ)方法以及不(bù)同載體(tǐ)組卷≈♣、裝訂和(hé)保管的(de)情況。

c）檔案的(de)利用(yòng)價值以及鑒定的(de)情況；

d）劃分(fēn)的(de)保管期限種類以及各類保管期限檔案的(de)數(shù)量；

e）檔案內(nèi)容向社會(huì)開(kāi)放(fàng)的(de)‍♣±情況；

f）本全宗指南(nán)完成時(shí)間(jiān)和(hé)編制(zhγ•ì)者的(de)情況；

g）其它有(yǒu)關問(wèn)題的(de)說(sh$'÷₽uō)明(míng)。