建立制(zhì)度配套，完善電(diàn)子(zǐ)文(w ∑én)件(jiàn)歸檔和(hé)電(diàn)子(z¥₩ǐ)檔案管理(lǐ)規範

為(wèi)科(kē)學規範做(zuò)好(hǎo)電(diàn)子(zǐ)文(wén)§$​件(jiàn)歸檔和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔案管理(lǐ)工(gōng)作★§☆↔(zuò)，避免工(gōng)作(zuò)随意性，課題組聯合試點單位制(zhì)定完善÷↕≠&了(le)相(xiàng)關配套制(zhì)度，使電(diàn)子(zǐγγΩ÷)文(wén)件(jiàn)歸檔和(hé×‍)電(diàn)子(zǐ)檔案管理(lǐ)的(de)制(zhì)度建設與技(jì≈₽←)術(shù)應用(yòng)同步協調發展。

1、制(zhì)定電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔範圍和(hé)保管期•£限表

由于電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn♣•)歸檔和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔案管¥≠φ理(lǐ)将實行(xíng)“單套制(zhì)”，因此，電(diàn)子 ∞(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)歸檔範圍必須全、準、精，←♥♦可(kě)操作(zuò)性強。根據保稅區(qū)管理(lǐ)局檔案管理(l≠"¥↑ǐ)的(de)實際情況，課題組著(zhe)重修訂完善了(le)文(wé€"n)書(shū)類電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔範圍‌↑§和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔案保管期限表，明(míng)确電(diànλ↕£)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)歸檔部門(mén)和(h♣±§÷é)類目設置，并将電(diàn)子(zǐ)文(wén)™λ•✘件(jiàn)按生(shēng)成方式分(fēn)‌∏為(wèi)原生(shēng)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)和(←≥hé)數(shù)字化(huà)副本，從(cóng)制(zhì)度層面确保應<₽ 歸檔電(diàn)子(zǐ)文(wén)→₩σ©件(jiàn)的(de)完整性和(hé)系統性。

課題組将《保稅區(qū)管理(lǐ)局電(diàn)子(∏•Ωzǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔範圍和✔₹↑♠(hé)電(diàn)子(zǐ)檔案保管期限表》嵌入原型系統，在預歸檔β¥ €模塊，該表起到(dào)的(de)作(zuò)用(yòng)相(xiàn₽•§δg)當于傳統立卷時(shí)的(de)歸卷類目。∞ ™α通(tōng)過将該表與電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)元數$α£(shù)據的(de)智能(néng)匹配技(jì)術(shù)，自(zì)÷™β動生(shēng)成保管期限和(hé)開(kāi)放(fàng)意見(jiàn)β§的(de)選項值，使電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔工(gōng)作(zu≠≥≤ò)簡易化(huà)、智能(néng)化(huà)和(hé)規範化(huà)，有‍φ✘(yǒu)效降低(dī)了(le)機(jī)構人(rén)員(yuán)變化(h§✘₽uà)對(duì)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(φλjiàn)歸檔和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔•→φ≥案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)的(dλ φ e)影(yǐng)響，确保了(le)相(xiàng&λα)關工(gōng)作(zuò)的(de)延續性。

在實際工(gōng)作(zuò)中，機(ו£→jī)構職能(néng)和(hé)工(gōng)作(zuò)重點β÷并非一(yī)成不(bù)變，因此，記錄履職過程的(de)電(diàn)子(zσ₽ǐ)文(wén)件(jiàn)也(yě)會(huì)千差萬别。原型系統中植入《電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)₩εφ歸檔範圍和(hé)電(diàn)子(zǐ)檔案保管期限表》後，電(diàn)子₩Ωγ'(zǐ)文(wén)件(jiàn)形成部≤•™©門(mén)可(kě)以根據職能(néng)變化(huà)情況主動調整電(diàn‌§¥&)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)歸檔類目，檔案 σπ管理(lǐ)部門(mén)可(kě)判斷确定調整後的(de)歸檔類目是(shìβ₩)否生(shēng)效，以便其他(tā)電(diàn)子(zǐ)γ★←文(wén)件(jiàn)形成部門(méγ<‌∏n)參考和(hé)借鑒。這(zhè)将使得(de)業(yè)務部←γ門(mén)與檔案管理(lǐ)部門(mén)的(de)良性互動更加頻(€∞¥pín)繁和(hé)便捷。

2、制(zhì)定電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔整理(lǐ)≥&規則

為(wèi)使電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)歸•γ↕<檔整理(lǐ)工(gōng)作(zuò)更加規範有(yǒu)序，更具操作(zuò€ε​)性和(hé)實用(yòng)性，課題組制(zhì)定了(le)《保稅區φ¶(qū)管理(lǐ)局電(diàn)子(zǐ)文(wénδ∏©♣)件(jiàn)歸檔整理(lǐ)規則》，對(duì)歸檔電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(j€→iàn)的(de)著錄、分(fēn)類、排列、編目、編号等環節$↑↑均作(zuò)了(le)較詳細的(de)規定，同時(shí)明π ☆(míng)确了(le)有(yǒu)關歸檔質量等方面的(de)具體(tǐ)要(yào)求。★₽←

(1)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔“件(ji‍λ÷≤àn)”的(de)構成

與傳統紙(zhǐ)質檔案不(bù)同，電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)“件(jiàn¥♣★​)”是(shì)一(yī)組記錄的(de)集合，★₽"根據電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)構成要(yào)素，“件(jiàn)​↕”內(nèi)文(wén)件(jiàn)主要(♠‍∏ yào)分(fēn)為(wèi)兩大(dà)部分(fēn)：

一(yī)是(shì)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)辦文(wén)單(發文(wén)稿)、正文(wén)、附件(jiàn)、修改稿♦≥¶(留痕稿)等，将每個(gè)文(wén)件(jiàn)作(zuò)為(wèi)一(yī)個(g₽↔è)子(zǐ)件(jiàn)，每件(jiàn)電(diàn)子(zǐ)文₽♠(wén)件(jiàn)就(jiù)包括了(leε₽εβ)多(duō)個(gè)子(zǐ)件(jiàn)。

二是(shì)描述電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)內(nèi)容、背景、結構☆≠及其形成與辦理(lǐ)過程的(de)元數(shù)據。采集這(z≈λ₽hè)些(xiē)元數(shù)據是(shì)為(wèi)★★了(le)便于對(duì)文(wén)件(jiàn)的(de)理(lǐ)解、确保電(diànλ±λ♠)子(zǐ)檔案來(lái)源、交換、定位、查詢、長(cháng)期保存和(hé)真實性‍γ≈認證等信息可(kě)用(yòng)。主要(yào)有(yǒu)以下(xià)幾類:

①著錄信息元數(shù)據(主要(yào)記錄電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiীn)的(de)主題、內(nèi)容、來(lái)源、形式特征、編号等著錄信息，将多(duō)件(j↕♣♠iàn)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn•λ)的(de)著錄信息存儲在一(yī)個(gè)XML文(wén)件(jiàn)中。著錄信息元數(shù)據元素包括:題名、主題詞、關鍵詞、文(wén)件(j♣♥iàn)編号、責任者、文(wén)件(jiàn)日(rì)期、文(wén)種、密級、全宗名稱、全宗λλ✘∑号、年(nián)度、保管期限、歸檔部門(mén)、類别号、室編件↓☆₽(jiàn)号、件(jiàn)數(shù)、子(zǐ)件(jiàn)數¥•δ(shù)等)

②文(wén)件(jiàn)過程信息元數(shù)據Ω¶βδ(電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)在形成、處理(lǐ)、歸檔等過程中記錄的≤≈(de)業(yè)務信息，對(duì)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(<₽©¶de)處理(lǐ)每發生(shēng)一(yī)次就(jiù)記錄一(yβ®ī)條過程信息，因此每件(jiàn)電(diàn)子(zǐ)文(wé→™δn)件(jiàn)會(huì)對(duì)應多(duō★>)條過程信息，以件(jiàn)為(wèi)單位，将多(γ<&duō)條過程信息存儲在一(yī)個(gè)XML文(wén)件(jiàn)中。過程信息元數(shù)據元γ>素包括:處理(lǐ)類型、處理(lǐ)人(rén)、處理(lǐ)時(shí)間(jiān)、處理(lǐ÷≈)意見(jiàn)和(hé)處理(lǐ)結果等)

③電(diàn)子(zǐ)屬性元數(shù)據(描述電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn∑®×¥)的(de)數(shù)字特性。這(zhè)些(xiē)信息在每件(jiàn)電(diàn)子(zǐ)文(ε↑wén)件(jiàn)産生(shēng)時(s​δγhí)與生(shēng)俱來(lái)，不(bù)可(kě)更改，每個(gè)子(zǐ)件(‍‍jiàn)都(dōu)有(yǒu)各自(zì)不(bù)同的(de)電(diàn)子(zǐ)÷↕∑屬性，以子(zǐ)件(jiàn)為(wèi)單位，将多(duō)個(gè$↔ )子(zǐ)件(jiàn)的(de)電(diàn)子(zǐ)屬性元數(shù)據存儲↓<在一(yī)個(gè)XML文(wén)件(jiàn)中。電(diàn)子(∑λ‍↕zǐ)屬性元數(shù)據包括：

電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)格式信息、計(jì)算(suàn)機(±≠↓jī)文(wén)件(jiàn)名、計(jì)算(suàn)機(jī)文→≠↕♥(wén)件(jiàn)大(dà)小(xiǎo​✘≥✘)、創建時(shí)間(jiān)、系統描述信息(包括系統軟硬件(jiàn)名稱、型号、版本等)、生(shēng)成方式、在線存址、離(÷× lí)線存址、電(diàn)子(zǐ)檔案号等)

④電(diàn)子(zǐ)簽名元數(shù)據(用(yòng)以确認電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn ≠≈‍)真實性和(hé)完整性對(duì)每個(gè)☆δ電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)簽一(yī)次名就(jiù)記錄一(yī)條簽‍∑↔名信息，因此每個(gè)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)會(huì)對(d∏‍₹uì)應多(duō)條簽名信息。以件(jiàn)為(wèi)單位，将多(ε‍duō)個(gè)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)多(duō)條簽名♣<信息存儲在一(yī)個(gè)XML文(wén)件(jiàn)中。電(diàn)子(> ♦zǐ)簽名元數(shù)據元素包括:簽名方式、簽名人(rén)、簽名時(shí)間(jiān)、簽名、證書(shū)、證書₩σΩ(shū)引證等)

以上(shàng)元數(shù)據在形成辦理(σλ∞★lǐ)階段産生(shēng)，在歸檔環節補充，有(yǒu)些∑ε(xiē)需重複、疊加記錄，如(rú)硬件(jiàn)及軟件(jià× ≥​n)環境描述(包括OA系統、電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔和(hé)電(diàn)子 £↕♥(zǐ)檔案管理(lǐ)系統)、電(diàn)子(zǐ)簽名、處理(lǐ)狀态、處理(lǐ)者、處理(lǐ)時φ•∑λ(shí)間(jiān)和(hé)處理(lǐ)結 ¶果等元數(shù)據。

(2)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔“件©​β<(jiàn)”的(de)組織

傳統紙(zhǐ)質文(wén)件(jiàn)歸檔時(shí)，一(yī)般将單份文(wén)件(j€ iàn)的(de)正文(wén)、附件(jiàn)、辦文(wén)單(發文(wén)稿)與重要(yào)文(wén)件(jiàn)的(de×®∑)起草(cǎo)過程稿等裝訂在一(yī)起作(zuò)為(wèi)一(yī)件(ji→∏☆àn)，著錄一(yī)次，編一(yī)條文(wén)件(j↓"$iàn)目錄。而OA系統中具有(yǒu)生(shēng)效标識的(de)電(diàn)子(zσ★✔♥ǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)正本、辦文(wén)單(發文(wén)稿)、修改稿(留痕稿)等按照(zhào)形成時(shí)間(jiān)、形成者的(de)不(bù)同分(fēn←♦)别存為(wèi)一(yī)件(jiàn)，電(diàn)子(zǐ)文(wén)件"☆δε(jiàn)的(de)正文(wén)與附件(jiàn)¥₽↓也(yě)可(kě)能(néng)各存為(wèi)一(yī)件(jiàn)。

在歸檔時(shí)，考慮到(dào)這(zhè)些(xiē)電(diàn)子(zǐ)文(wén)‍  ₹件(jiàn)的(de)計(jì)算(suàn)機(jī)名稱、文(w‌≤én)件(jiàn)大(dà)小(xiǎo)和(hé)格式等電(diàn)子(zǐ)屬"→♣性不(bù)同，我們仍保持其分(fēn)别存儲的(de)✔≠§"狀态，但(dàn)卻将其關聯到(dào)同一$♣↑(yī)條文(wén)件(jiàn)目錄。因此，一(yī)條歸檔電(diàn)子(z¥↑ ǐ)文(wén)件(jiàn)記錄(目錄)往往關聯著(zhe)文(wén)件(jiàσ×αn)正文(wén)、附件(jiàn)、起草(cǎo)過程稿 ♣←✔、辦文(wén)單(發文(wén)稿)、修改稿(留痕稿)等多(duō)個(gè)子(zǐ)件(jiàn)及其元數(shù)據，這(zhè)些(xiē♥ )子(zǐ)件(jiàn)在計(jì)算(suàn)機(jī)系統中獨立存儲÷↓而又(yòu)密切相(xiàng)關，揭示了(le)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(ji∞×£₽àn)的(de)形成辦理(lǐ)過程和(hé)背景信息，具​"有(yǒu)檔案保存價值，但(dàn)文γ₹₹(wén)件(jiàn)格式、大(dà)小(xiǎo)、名稱ε' 、形成時(shí)間(jiān)、形成者、電(diàn)子(zǐ)簽名等電(d¶‌≠iàn)子(zǐ)屬性信息又(yòu)各不(bù)相(xiàng)同。

為(wèi)了(le)将歸檔“件(jiàn)”整合在一(y©$ī)起，維護文(wén)件(jiàn)之間(jiān ↔)的(de)有(yǒu)機(jī)聯系，便于長(cháng)期保存，參考開(kāi)放(fàng)檔案信息系統(OAIS)模型，課題組将歸檔“件(jiàn)”進行(xínβ≠λg)分(fēn)類整理(lǐ)，将文(wén)件(jiàn)的(★"<de)目錄與子(zǐ)件(jiàn)、元數(shù)據進行(xíng→✔φ')關聯，以打包的(de)方式進行(xíng)組織。“‍γ ♥歸檔文(wén)件(jiàn)包”隻是(shì)一(yī)種形象的&®(de)表達方式，可(kě)以是(shì)邏輯層面的(de)，即通(tōng)過網絡信息系統在線γ '↓展示，也(yě)可(kě)以是(shì)物( ​£δwù)理(lǐ)層面的(de)，即通(tōng)過脫機(jī)載體(tǐ)将歸電(diàn)γ₩子(zǐ)文(wén)件(jiàn)打包刻盤。

在具體(tǐ)實現(xiàn)過程中，各個(gè)組成部分(fēn)既可(kě)以是(shì£÷±£)松散的(de)，也(yě)可(kě)以是(shì)↔×緊密的(de)，既可(kě)以采用(yòng)封裝方式打包，也(yě)可(kě)以組織成一(yī)個(gè)>→文(wén)件(jiàn)夾，甚至可(kě)以采用(yòng)數(s÷∏•Ωhù)據庫條目和(hé)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)指針關聯的(de)方式✔α↓∑。一(yī)件(jiàn)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)根據收™>&文(wén)與發文(wén)兩種類型，其排列規則如(rú)下(xià):一(yī)是(shì)對(duì)于發文(wén)。按照(zhào)文(w↑↓én)件(jiàn)發文(wén)稿、正文(wén)、文(wén)件(≤ ₽jiàn)附件(jiàn)、修改稿(留痕稿)形成辦理(lǐ)過程信息和(hé)元數(shù)據的​ ε§(de)順序進行(xíng)排列;二是(shì)對(duì)于收文(wén)。按照(zhào)辦文(wén)單、文(wén)件(j≠εiàn)正文(wén)、文(wén)件(jiàn)附件(jiàn)、形成辦理(lǐ)過≤≥∞₩程信息和(hé)元數(shù)據的(de)順序進行(xíng)排列。電(d→÷iàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔“件(jiàn<♣©↔)”的(de)組織結構示意如(rú)下(xià)圖所示:

(3)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)歸檔“件(j←¥♣ iàn)”的(de)編号與命名

為(wèi)了(le)便于管理(lǐ)和(hé)利用(y↑♥↑ òng)，需要(yào)為(wèi)每個(gè)β↕♦↕子(zǐ)件(jiàn)賦予一(yī)組代碼，用(yòng)以唯一(yī)識别一(yī)個(☆×₽δgè)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)和(•π"hé)固定電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)排列順序。課題組參照(zhào)檔号編制(zhì)規則和(hé)數(shù)字檔案室建設指南(nán)，₩®φ利用(yòng)計(jì)算(suàn)機(jī)∞$→系統為(wèi)每個(gè)歸檔電(diàn)↔↓φ¶子(zǐ)文(wén)件(jiàn)自(zì)動生(shēng)成一(yī)個(g ₽è)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)号。

電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)号的(de)生(shēng)成規則按照(zhàσ÷÷•o)“全宗号一(yī)檔案類别代碼・年(nián)度一(yī)保管期限一(λγ≠yī)歸檔部門(mén)一(yī)件(jiàn)号・子(zǐ)件(jiàn)号”的(de> )編号規則，以子(zǐ)件(jiàn)為(wèi)單位∞ 在分(fēn)類的(de)最低(dī)一(yī)級類目內(nèi) ↕ 進行(xíng)順序編号，如(rú)“X043-WS・2015-Y-BGS-0026·001”。其中:X043是(shì)全宗号，WS是(shì)文(wén)書(shū)類電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(ji↓£♦àn)的(de)類别代碼，2015為(wèi)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de↑☆←←)形成年(nián)度，Y為(wèi)電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)保管期限(永久)、BGS為(wèi)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的 ↕(de)歸檔部門(mén)(辦公室)，“0026”為(wèi)件(jiàn)号，“001”為(wèi)子(zǐ)件(jiàn)号。通​₹↓(tōng)過電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)号與文(≠φ£wén)件(jiàn)目錄和(hé)機(j••ī)構人(rén)員(yuán)、業(yè)務行(xíng<★Ω≠)為(wèi)、處理(lǐ)時(shí)間(jiān)等元數(shù)據進行($±₩xíng)關聯。

系統按照(zhào)語義性、唯一(yī)性、一(yī)緻性和(hé)穩定性∑±的(de)原則自(zì)動設計(jì)生(shēnδ₽≥©g)成電(diàn)子(zǐ)文(wén)件÷§(jiàn)的(de)計(jì)算(suàn)機(jī)文(wén)件(jiàn)名，γ"®♣命名規則是(shì):電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)号+“-”+文(wén)件(jiàn)名稱，以确保電(diàn)子(zǐ)檔案的( σ♦♥de)長(cháng)期可(kě)用(yòng)。如(rú):将電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)子(zǐ)件(jiàn)命名為( $≥wèi)“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.002_文(wén)件(jiàn)正文(wén).DOC”，其中“X043-WS.2015-Y-BGS-0026.002”為(wèi)電(diàn)子(zǐ)文(wén)件(jiàn)号，“文(wén)☆↓ €件(jiàn)正文(wén).DOC”為(wèi)保稅區(qū)管理(lǐ)局OA系統傳輸過來(lái)待歸檔電(diàn)子£↓'(zǐ)文(wén)件(jiàn)的(de)計(jì)算(suàn)機(jī)文(wén)件★ ‌≠(jiàn)名。

3、制(zhì)定電(diàn)子(zǐ)檔案長(cháng)期保存規範

電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)記錄形式具有(yǒuλ₽γ←)易改、易變和(hé)易逝等數(shù)字化€£¥♥(huà)特點，它的(de)形成、保管和(hé)利用(y≈∞σ↑òng)與傳統的(de)紙(zhǐ)質檔案有(yǒu)著(>φ↔×zhe)本質的(de)區(qū)别，作(zuò)為(wèi)檔案管理(lǐ)部門(mén)在€∏×♣管理(lǐ)電(diàn)子(zǐ)檔案時(shí)必然涉及電(diàn'€)子(zǐ)檔案的(de)載體(tǐ)壽命問(wèn)題、電(<±δdiàn)子(zǐ)檔案所依賴的(de)計(jì)算(suàn)機(jī)軟硬件(ji>&$àn)技(jì)術(shù)更新問(wèn)題φ♣、電(diàn)子(zǐ)檔案真實性維護等問(wèn)題。為(wèi)了(le)确保↔∞‍♦電(diàn)子(zǐ)檔案長(cháng)期可(kě)™♥用(yòng)，課題組通(tōng)過檢驗、備份、複制(zhì)、轉換、封裝、遷移等制(zε®✔₩hì)度，應對(duì)載體(tǐ)有(yǒu)限壽命與存儲技(jì)術(shù)頻(p≥↕∞♣ín)繁升級換代帶來(lái)的(de)電(diàn)子(zǐ)檔案存✔∞÷儲風(fēng)險。

(1)檢驗。電(diàn)子(zǐ)檔案載體(tǐ)存儲的(de)信息量♠£φ大(dà)，但(dàn)其壽命卻遠(yuǎn)不(bù)如(rú)紙(zhǐ)質，♦σ紙(zhǐ)質檔案的(de)損壞很(hěn)£₽容易被發現(xiàn)，而電(diàn)子♠&‍(zǐ)檔案信息的(de)損毀丢失卻不(bù)易≈ δ被發現(xiàn)，隻能(néng)由設備來(lλ ‍ái)檢驗。因此對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)長(cháng≥‍ ε)期保存就(jiù)包含了(le)對(duì)存儲載體(tǐ)的(de)保護Ω₩和(hé)确保載體(tǐ)上(shàng)存儲信息的(d®σe)安全兩方面，其主要(yào)方法就(j↓•≥iù)是(shì)對(duì)磁性載體(tǐ)每滿2年(nián)、光(guāng)盤每滿4年(nián)進行(xíng)一(yī)次抽樣機( Ω™φjī)讀(dú)檢驗，抽樣率不(bù)低(dī)于10％，如(rú)發現(xiàn)問(wèn)&$©題應及時(shí)采取恢複措施。

(2)備份。利用(yòng)光(guāng)盤刻錄機(jī)等硬件(jiàn)設備和(hé‌'→)備份軟件(jiàn)将需要(yào)備份的(de)電(diàn)子(zǐ)檔案集中拷貝至耐久性好≠↔•$(hǎo)的(de)載體(tǐ)上(shàng)，一(yī)式3套，一(yī)套封存保管，一(yī)套供査閱使用(yò×β ¥ng)，一(yī)套異地(dì)保存。備份載體(tǐ)，按優先順★≠±"序依次為(wèi):隻讀(dú)光(guāng)盤、一(yī)次寫光(guāng)盤、磁帶、可(kě≈♣)擦寫光(guāng)盤、硬磁盤等。離(lí)線保存的(de)備份載體(tǐ)和(hé)裝具上&✔>≥(shàng)應制(zhì)作(zuò)标簽，标簽上(shàng)應注明(míng)載體( Ωγ•tǐ)序号、電(diàn)子(zǐ)檔案号、密級、保管期限、存儲日(rì)期等。

(3)複制(zhì)和(hé)轉換。對(duì)磁性載體(tǐ)上(shàng)保存的(de)電(diàn)子(zǐ)γ∞∏★檔案，每4年(nián)複制(zhì)一(yī)次。原載體(t♠✔&•ǐ)同時(shí)保留時(shí)間(jiān)不(bù)少(shǎo)于4年(nián)。在相(xiàng)關軟硬件(jiàn)系統更新 ₩和(hé)文(wén)件(jiàn)格式淘汰前，利用(yòng)文(wén)₹α件(jiàn)格式轉換工(gōng)具對(duì)電(diàn)子(zǐ)檔案進行(xíng)​¶∏ 格式轉換，轉換後應确認電(diàn)子(zǐ)檔案與新系統的(de)兼容性。

(4)封裝。利用(yòng)脫機(jī)光(guāng)盤工(gōng)具，選擇XML封裝格式将需要(yào)封裝的(de)電(diàn)子(zǐ)檔案∞☆>β內(nèi)容與其必要(yào)的(de)來(lái)源、簽署、時(sh™©↓Ωí)間(jiān)等元數(shù)據通(tōng)過一(yī)定的(de)結構組合在≥£&一(yī)起，确保長(cháng)期保存的(de)電(diàn)子(zǐ)檔案可(α≈kě)以被有(yǒu)效利用(yòng)，能(néng)夠有(y→γǒu)效表現(xiàn)所載內(nèi)容、結構、背景及形成、管理(lǐ)過程δ♦信息，可(kě)被随時(shí)調取查用♥ ÷(yòng)。

(5)遷移。在電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)存儲設備更新、↕>系統擴充、應用(yòng)軟件(jiàn)升級、存儲載體(tǐ)→​、文(wén)件(jiàn)格式淘汰等情γ"Ω況發生(shēng)時(shí)，要(yào)對(duì)電(diàn)子(zǐ)δ' <檔案進行(xíng)遷移操作(zuò)。在原型系統中僅對(duì)遷移進行(xíng)管理(•₩↕πlǐ)登記，如(rú)記錄遷移的(de)觸發條件(jiàn)、操作(zuò)計(jì)劃↕↕、批次、審批、授權等信息，具體(tǐ)的(de)遷移操作(zuò)要(yào©§)針對(duì)具體(tǐ)的(de)情況采用(yòng)專用(yòn≥×↓'g)技(jì)術(shù)在系統外(wài)實施£β™。

電(diàn)子(zǐ)檔案的(de)各種長(cháng)期保存策略在實施時(s‌∏hí)都(dōu)會(huì)有(yǒu)一(yī) ‌定的(de)安全風(fēng)險和(hé)投入，因此，在具體(tǐ)"ε♦ 操作(zuò)中還(hái)應當注意平衡成本與效益之間(jiān)的(de)♠∏需求，評估各種風(fēng)險，綜合采用(yòng)檢驗、備份↑★、複制(zhì)、轉換、封裝和(hé)遷移多(duō)種策略‍$±™，制(zhì)定嚴密的(de)操作(zuò)計(jì)劃，形成操作(z÷‍₩uò)前申請(qǐng)、登記、複核、批準，操σ©÷±作(zuò)後檢驗、确認、登記等多(du↔←αεō)環節相(xiàng)互制(zhì)約的(de)工(gōng)作÷>÷(zuò)流程，建立審批、授權、操作(zuò)等多(duō)人(rén)相(xiàng★↓)互制(zhì)約的(de)機(jī)制(zhì)。特别要(yào)确保電(diàn)¥‌★δ子(zǐ)檔案長(cháng)期保存的(de)♦¥←相(xiàng)關處置行(xíng)為(wèi)應在獲得(de)授權™♠‌後進行(xíng)，并對(duì)關鍵環節的(de)具體(tǐ)行(xíng)為(wèi)♣ 實行(xíng)監控和(hé)記錄，确保相(xiàng)關行(xíng)為(wèi)可(kγ ě)信、可(kě)控、可(kě)追溯。